Jak powstawał „Plan Rozwoju Ośrodka Kultury Kraków-Nowa Huta"

Coraz więcej instytucji kultury o zasięgu lokalnym, czyli domów i ośrodków kultury, bibliotek ale też organizacji pozarządowych związanych z kulturą lokalną, decyduje się na tworzenie planów rozwoju. Różne są tego powody: od „wymuszenia” takiego dokumentu przez organizatora, czyli jednostkę samorządu terytorialnego, po potrzebę posiadania narzędzia poprawiającego jakość pracy organizacji. Plany rozwoju, zwane także strategiami rozwoju, są w lokalnych instytucjach kultury opracowywane na różne sposoby:

  • przez wynajęte instytucje zewnętrzne, co jest rzadkie, gdyż wiąże się ze sporymi kosztami,
  • odgórnie, czyli przez dyrektora, ewentualnie wspieranego przez kadrę kierowniczą,
  • partycypacyjnie, czyli z udziałem wszystkich pracowników. Do takiego podejścia w konstruowaniu planów zachęca gminne i miejskie biblioteki Program Rozwoju Bibliotek na szkoleniach, których pierwsza edycja trwała od grudnia 2009 r. do czerwca 2010 r.

Dobrym przykładem zespołowego planowania jest proces tworzenia „Planu Rozwoju Ośrodka Kultury Kraków-Nowa Huta na lata 2009-2014”. Dyrektor Ośrodka Kraków-Nowa Huta, Małgorzata Jezutek, tak pisze we wstępie do „Planu”:

Planowanie strategiczne w małych instytucjach nie musi być szczególnie sformalizowane, ani opierać się na metodach ilościowych. Można je prowadzić skupiając się tylko na etapach istotnych dla danej organizacji. Kluczem powodzenia jest doświadczenie i intuicja i dyskusja. Warto także podkreślić, że planowanie strategiczne jest procesem uczenia się.  Z czasem pracownicy wiedzą coraz więcej o swojej organizacji.

Zanim dokument ten trafił do rąk pracowników odbyło się wiele spotkań i warsztatów z udziałem wszystkich pracowników. Logistycznie było to dość skomplikowane przedsięwzięcie, bowiem Ośrodek Kultury Kraków-Nowa Huta to 12 klubów działających w bardzo różnych środowiskach: od blokowisk po tereny typowo wiejskie. Kluby znajdują się w dużych odległościach od siebie i od siedziby dyrekcji. Ośrodek zatrudnia 48 osób. Praca nad planem wymagała kilku spotkań całego zespołu oraz kilkugodzinnych warsztatów, realizowanych w dwóch grupach (po 15-20 osób każda).
Ważnym etapem pracy były spotkania dyrektor ośrodka z pracownikami każdego klubu poświęcone procesowi planowania oraz analizy SWOT wykonywane przez nich dla poszczególnych placówek. Rolą dyrekcji było też ustalenie harmonogramu tych prac oraz zbieranie danych wypracowanych przez poszczególne kluby. Przez cały czas tworzenia planu istotne było, żeby wszyscy pracownicy, niezależnie od tego jak dalece identyfikują się z klubem, w którym na co dzień pracują, mieli świadomość, że proces planowania dotyczy całej instytucji.
W ramach programu „Zadziałaj dla Siebie” zostaliśmy zaproszeni do współpracy służącej włączeniu pracowników Ośrodka w proces wytyczania głównych kierunków rozwoju instytucji. Prowadziliśmy spotkania warsztatowe służące identyfikacji potencjału i możliwości działania  (analiza SWOT dla całego Ośrodka ), moderowaliśmy spotkania mające na celu wyłonienie priorytetów Ośrodka Kultury, a także konsultowaliśmy proces tworzenia „Planu Rozwoju Ośrodka Kultury Kraków-Nowa Huta na lata 2009-2014”.
Celem współpracy była pomoc Instytucji w pełniejszym wykorzystaniu istniejącej wiedzy, doświadczeń i obserwacji. Jednak największy ciężar pracy spoczął w tym przedsięwzięciu na dyrekcji i pracownikach. Powstawanie ostatecznej wersji Planu zajęło w sumie 8 miesięcy. W opinii pracowników był to potrzebny wysiłek. Spośród korzyści, jakie daje rzetelnie opracowany plan rozwoju, wymieniają oni:

  • lepsze funkcjonowanie instytucji,
  • możliwość szybszej reakcji na zmieniające się otoczenie,
  • jasne określanie zadań i metod ich wykonywania,
  • precyzyjniejsze przewidywanie problemów,
  • minimalizację ryzyka popełniania błędów.

„Plan Rozwoju Ośrodka Kultury Kraków-Nowa Huta na lata 2009-2014” zawiera, miedzy innymi:

  • analizę stanu funkcjonowania Ośrodka,
  • plan rozwoju z określający cele priorytetowe instytucji,
  • plan monitoringu i ewaluacji.

Wszystkim, których interesują szczegóły związane z powstawaniem planu rozwoju tej instytucji, a także sam dokument, zapraszamy do kontaktu z dyrektor Ośrodka Kultury Kraków – Nowa Huta, Małgorzatą Jezutek.
W ramach Programu „Zadziałaj dla siebie” warsztaty dla pracowników OK Kraków-Nowa Huta prowadzili Anna Miodyńska i Sebastian Wacięga.